ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Sin duda el tiempo es un recurso valioso, especialmente en el trabajo. Saber aprovechar el tiempo puede ser la diferencia entre una gestión exitosa y un fracaso. Sin embargo, no todos valoran el tiempo, y hay quienes tampoco saben administrar este recurso tan importante. En empresas competitivas, el tiempo es oro, y lo mismo es válido para profesionales exitosos. Cualquier minuto que se le gane al día, es significativo. Conozco una empresa en la cual sus vendedores comenzaron a llevar un computador personal. Los ejecutivos estaban orgullosos de que los vendedores habían bajado el tiempo de una venta de catorce a once minutos. Puede no parecer un gran logro, pero las simples matemáticas nos muestran que si cada vendedor gana tres minutos por venta, al final del día visitó un número bastante mayor de clientes. Y con ocho vendedores, las cifras son dramáticas. Hay varias pequeñas tácticas y trucos para aprovechar mejor el tiempo, pero lo más importante es la adecuada planificación de actividades. Si no se planifica bien, es en realidad imposible sacarle provecho al tiempo. En segundo lugar aprender a concentrarse en la tarea. Y para concentrarse, nada mejor que escoger un momento propicio; hay ejecutivos que eligen la primera hora del día, cuando nadie los interrumpe y no hay llamadas telefónicas ni reuniones, para hacer su trabajo intelectual y planificar.

En tercer lugar, aprender a establecer prioridades. Esto significa establecer prioridades entre lo más y lo menos importante. En general como cosa práctica, debe tomarse como prioritario aquello que apunta a los objetivos de la empresa; muy ligado a esto está el viejo dilema de qué hacer primero: lo importante o lo urgente. En general se debe hacer primero lo importante, y después lo urgente, porque muchas veces una urgencia puede no ser tal. Pero hay ejecutivos que son verdaderos adictos a lo urgente. La delegación es también otro punto esencial para administrar mejor el tiempo. Aquellas jefaturas que no saben delegar, o que creen que ningún empleado está capacitado para hacer algunas tareas, pierden un tiempo valioso, y un tiempo que además es más oneroso que el de su empleado. Cercano a la falta de delegación, está el exceso de centralización, es decir cuando hay un solo “gran jefe” y el resto son colaboradores sin autoridad. En esos casos todo se demora “porque hay que esperar al jefe”. El no contar con mayor cantidad posible de información lleva también a pérdidas importantes de tiempo. Por lo tanto, es fundamental que las personas dispongan de la mayor información - y muy a mano - que se necesita para establecer alguna estrategia o un plan o tomar una decisión. La falta de preparación o capacitación del personal suele ser otro factor importante. El personal puede estar desaprovechado si, aún siendo competente, carece de formación específica en ciertos aspectos de su tarea, que los obliga a duplicar el tiempo de la misma. Para evitar esto deben existir programas de capacitación general e individual, internos y externos, a fin de cubrir esas falencias. Otros aspectos que deben considerarse para administrar el tiempo son el manejo de reuniones, que suele ser increíblemente deficitario, y el análisis de fallas, sobre todo si son reiterativas, y que exigen una solución más a fondo. Una falla puede no solamente paralizar una parte del trabajo, sino indirectamente a toda una sección de la empresa, con un costo por lo tanto muy alto.

A continuación presentamos un test que podrá servir de orientación para ver cómo maneja su tiempo.

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¿ Utiliza bien su tiempo ?

Nombre............................................Fecha.......

Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas? A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

		Casi nunca	A veces	Frecuentemente	Casi siempre
1	Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.	1	2	3	4
2	Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.	1	2	3	4
3	Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.	1	2	3	4
4	Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.	1	2	3	4
5	Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.	1	2	3	4
6	Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.	1	2	3	4
7	Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.	1	2	3	4
8	Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.	1	2	3	4
9	Soy capaz de decir “NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.	1	2	3	4
10	En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.	1	2	3	4
11	En la casa, por las tardes o los fines de semana, descanso y me despreocupo del trabajo.	1	2	3	4
12	En la mañana atiendo de inmediato las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.	1	2	3	4
13	Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.	1	2	3	4

Puntuación: suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente:

l      Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.

l      Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.

l      Entre 37 y 44: Muy bien.

l      Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

Y para profundizar en el tema de la administración del tiempo, vea el siguiente video, que nos muestra la matriz del tiempo y nos enseña a diferenciar entre lo importante y lo urgente: