EL SUPERVISOR COMO INSTRUCTOR

El supervisor es el elemento clave hoy en día en las empresas. Debe velar porque su equipo de trabajo y subalternos hagan bien el trabajo, y responder a la gerencia sobre su desempeño. Las grandes compañías han visto esta realidad, y capacitan a sus supervisores en forma intensa.

Para lograr el máximo rendimiento con su gente, el supervisor debe tener una serie de competencias. Entre ellas se cuentan las técnicas del mando, el manejar la motivación de sus empleados, la capacidad de escuchar en forma activa, la capacidad para solucionar problemas y tomar decisiones, etc. Y junto a estas características -y no menos importante- se cuenta la capacidad de instruir a los trabajadores. Esto se refiere a instruir a nuevos empleados, pero también a aquellos que pueden llevar años en la compañía, y que requieren un cambio en los procedimientos o en los procesos, nuevas formas de enfocar el trabajo, aprender nuevas tecnologías, etc.

Por esta razón es que el supervisor es siempre un instructor. Alguien que debe instruir a sus subalternos, enseñarles cosas nuevas, repasar lo que están haciendo, detectar fallas, evaluar la calidad de lo que hacen, etc. Sin embargo no es fácil ser instructor, porque requiere de ciertas técnicas pedagógicas. El método pedagógico más utilizado es el de los “cuatro pasos”: preparación del trabajador, presentación de la operación, ejecución por parte del trabajador, y evaluación.

Por lo demás, tal como ha descubierto la psicología social, se aprende a través de la observación y la imitación. Y en este sentido no solamente el supervisor debe enseñar o instruir acerca de materias técnicas, sino también mantener un comportamiento adecuado en todo momento, que sea un ejemplo para su grupo de trabajo. Esto incluye principalmente variables personales, como su estabilidad emocional, su ecuanimidad, su firmeza frente a las trasgresiones a las normas, y además una conducta que se enmarque en una ética a toda prueba. ¿Cómo puede un jefe exigir puntualidad si él mismo no la tiene? ¿O cómo se vería un supervisor que frente a sus mismos subalternos sea el primero en quejarse contra la empresa? ¿Qué clase de ética sería esa?

Lo anterior es percibido por los subalternos, y se refleja en aspectos como el clima laboral, la satisfacción de su personal en el trabajo, etc. Además, una vez que el supervisor cambie de puesto de trabajo, por ejemplo que tenga un ascenso, si fue capaz de cumplir con esas condiciones, quien sea su sucesor habrá adquirido también una manera de hacer las cosas que sea la mejor. En pocas palabras, un buen jefe que instruya y mantenga una conducta apropiada marca un estilo para el futuro. En este sentido no debe olvidarse que el supervisor, además de las funciones señaladas, debe preocuparse de preparar su propia sucesión para cuando él no esté.

Podemos pues decir que el supervisor o jefe tiene siempre un papel de instructor, y que este rol se refiere tanto a la dimensión técnica del trabajo como a la dimensión humana. Es por tanto una gran responsabilidad. Además de lo anterior, debe estar muy bien alineado con la empresa, de modo que tanto lo que haga como el estilo o forma, sean una ejemplificación de los valores de la misma compañía.

IMPORTANCIA DE LA CAPACITACION

La educación es toda influencia que el ser humano recibe de su ambiente social, durante toda su vida, para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados, y adquirir los conocimientos que necesita. El hombre asimila estas influencias y enriquece o modifica su comportamiento dentro de sus propios principios personales.
La educación puede ser formal o institucionalizada, como en los colegios y la universidad, pero también informal, por ejemplo a través del hogar, los amigos y los grupos sociales.
La capacitación es también una forma de educación, formal y sistematizada, que tiene como objetivo adaptar al trabajador para un cargo específico. En este sentido es preparar al trabajador o al empleado para la ejecución de alguna tarea específica que se da en la empresa. Un caso concreto podría ser algo tan simple como capacitar en atención telefónica a un empelado recién ingresado.
Pero además la capacitación tiene otros objetivos de más largo plazo. Por ejemplo, proporcionar oportunidades para el desarrollo profesional de cargos y funciones futuras, lo que ocurre cuando a alguien se lo prepara para un cargo de jefatura por ejemplo, y se lo capacita en liderazgo o en supervisión de personal.
Y también la capacitación propende a veces a lograr cambios de actitudes en los funcionarios, lo cual está muy ligado al cambio y a nuevas áreas o negocios en que incursione una empresa. Si fuera el caso de una empresa que va a comenzar a tener negocios con personas de otro país, tal vez sea necesario cerciorarse de que los empleados tengan una actitud positiva frente a los nuevos clientes de ese país, y si no la tienen, mediante una acción de capacitación lograr que mejoren su actitud.
Por lo demás, hoy en día con el rápido cambio tecnológico y social, nadie puede estar al día en su especialidad, sea cual sea, si no se está capacitando en forma constante. Esto es válido para un mecánico, un trabajador social, un médico, un profesor y una secretaria.
La actitud hacia la capacitación por otro lado, es un factor importante a la hora de preparar un programa de capacitación. Hay empleados que tienen una actitud muy negativa, y sienten como una imposición penosa el tener que “ir a clases”. Tarde o temprano, esos son los empleados que quedan rezagados y nunca progresan en su carrera laboral. Lo más dramático es que hay incluso empresarios, aunque muy pocos ya, que también tienen una actitud negativa frente a la capacitación, y han pasado años de años sin haber hecho ni siquiera un curso en su empresa. También, tarde o temprano, son empresas condenadas al fracaso, porque no han tomado en cuenta que lo más importante que tienen es precisamente el capital humano, las personas.
En nuestro país el SENCE ha cumplido un rol fundamental para promover la capacitación, a través del descuento que se hace en la declaración anual de impuestos. Pero aún con todas estas facilidades, en Chile no se aprovecha todos los recursos para capacitar.
Una fórmula muy simple y exitosa de abordar la capacitación, es dar al menos dos cursos al año a los empleados, uno de ellos relativo a conocimientos técnicos, y otro del área humana propiamente tal, como comunicación, relaciones humanas, trabajo en equipo, etc. HBC

CAPACITACION LABORAL

En relación a la capacitación, es necesario puntualizar el concepto, que suele confundirse con otros más o menos similares. En primer lugar la FORMACION PROFESIONAL es la educación que prepara al hombre para una profesión, generalmente en un colegio técnico, un instituto profesional, o en la Universidad. El PERFECCI0NAMIENTO O DESARROLLO PROFESIONAL es la educación profesional que perfecciona al hombre para una carrera dentro de una profesión. Se realiza por lo tanto al interior de la empresa, o bien en forma externa a través de un Centro especializado. Y la CAPACITACION o ENTRENAMIENTO es la educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función, o para nuevas tareas que debe emprender en su empresa.
El entrenamiento o CAPACITACION puede aplicarse a tres tipos de situaciones:
1.- Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas particulares de la organización
2.- Proporcionar oportunidades para el desarrollo profesional, para futuras funciones de orden superior
3.- Cambiar la actitud de las personas

La capacitación, así como la instrucción en el trabajo tienen una enorma importancia en todas las empresas. Es también a veces una decisión que tienen que tomar las empresas. Más información sobre el tema en el siguiente diaporama, basado en el texto de I. Chiavenato e ideas propias. Incluye un módulo sobre aprendizaje y otro sobre Instrucción en el trabajo.

INSTRUCCION EN EL TRABAJO

Uno de los aspectos importantes que todo jefe o supervisor debe atender es la instrucción que se hace en el trabajo a los nuevos empleados, especialmente en el uso y utilización de equipos. Si bien un nuevo trabajador puede tener una idea aproximada de cómo manejar una máquina, la práctica plantea siempre algunas dificultades.
En realidad, desde esta perspectiva un jefe o supervisor es siempre un instructor, ya que siempre debe estar enseñando al nuevo personal, o incluso al antiguo cuando se introducen nuevas tecnologías. Pero aunque es una labor constante, raramente la jefatura sabe cómo llevar a cabo esta delicada misión de instruir a su personal.
La forma de instruir a los nuevos trabajadores, se puede llevar a cabo mediante cuatro fases o puntos clave bien delimitados. Estos cuatro pasos, que su vez están divididos en sub-etapas, son los siguientes: preparación del trabajador, presentación de la operación, ejecución de la operación y evaluación del trabajo.
El primer paso –preparación del trabajador- significa hacer que el empleado se sienta cómodo con lo que va a hacer. Para esto se debe averiguar cuánto sabe al respecto, la profundidad de sus conocimientos, cuánta experiencia posee, etc. Enseguida se debe estimular el interés. Y por último fijarse que la persona adopte la posición correcta –la postura- para realizar el trabajo.
El paso número dos consiste en la presentación de la operación. Esto incluye varios aspectos que jamás deben descuidarse. En primer lugar una explicación completa, de modo que el trabajador comprenda bien lo que debe hacer y el sentido que esto tiene. Hay que destacar los puntos clave en la operación del equipo, y esto debe hacerse en un lenguaje comprensible, que incluya explicar los nuevos términos técnicos que aparecen. El supervisor debe expresarse con claridad, y relacionar ideas y conceptos, para lo cual es muy útil dar ejemplos, que son los que más ilustran y luego se recuerdan. Las instrucciones deben se claras y precisas, y especialmente secuenciales, es decir no atiborrar de instrucciones.
El paso número tres consiste ya en la ejecución de la operación por parte del trabajador. Después de hacer recibido la explicación y de haberse puesto en la postura adecuada, debe comenzar a operar el equipo. Aquí es importante considerar que se utilicen condiciones lo más realistas posibles, lo más parecidas a las que se darán en el ambiente mismo de trabajo. Los errores se van corrigiendo sobre la marcha. Para concluir, se le pide al mismo trabajador que ahora explique la operación, y a base de esto se le repasa lo que no quedó claro.
Por último, el cuarto paso es por supuesto la evaluación del trabajo que realice. En esta etapa se le deja actuar, y se va verificando en forma continua la calidad del trabajo. Esta verificación o supervisión se va haciendo paulatinamente más esporádica, hasta que el supervisor puede tener la confianza de que el trabajo se está haciendo en forma correcta.
En la instrucción, descuidar cualquier de estos pasos secuenciales puede traducirse en un aprendizaje más lento de lo esperado o más dificultoso o defectuoso, en mayores riesgos de accidentes -dependiendo de la complejidad del equipo-, y en una posible fuente de desmotivación si el empleado no aprendió bien. HBC