25 abr. 2009

REUNIONES PRODUCTIVAS

Reuniones, reuniones, reuniones. Y más reuniones. Hace unos días conversaba con unos ejecutivos, y hubo un consenso en que la cantidad de tiempo pasado en reuniones es enorme. Uno de ellos relató que en promedio pasaba un día y medio cada semana en reuniones. Es decir, de los cinco días de la semana, uno y medio eran “de puras reuniones”. Pero lo más importante fue su evaluación acerca de las mismas: “la mayoría son una pérdida de tiempo”.

Y esto no es solamente en las empresas. En otros contextos las reuniones suelen ser igualmente improductivas. Las famosas reuniones de apoderados en los colegios, para citar solo un ejemplo, son tan largas e improductivas, que finalmente ningún apoderado quiere asistir, y con toda razón. Por otra parte, las reuniones son también imprescindibles. ¿Cómo conjugar ambos aspectos?. Simplemente aplicando algunas sencillas reglas que pueden transformar una reunión aburrida e improductiva, en una reunión corta, dinámica, productiva y exitosa. Lo primero es definir una tabla, una agenda, con los temas a tratar y con el objetivo bien definido de qué se pretende lograr. En segundo lugar es necesario definir quiénes asistirán a la reunión. Muchas veces se invita a personas cuya presencia no es necesaria, porque no están relacionadas con el tema o porque no están en condiciones de hacer aportes.

Una vez definida la agenda y los participantes, a cada uno de ellos se le debe hacer llegar la tabla de la reunión para que la conozcan y revisen, y puedan proponer otros temas, ya que durante la reunión no se deben tocar temas que no estén en la tabla. Junto a esto, es importante informar la hora de inicio y la hora de término, y respetar ambos límites. Esto permite a las personas prepararse con tiempo, y disponer además de su propio tiempo para las demás actividades diarias. Cuando hay temas relevantes, es recomendable sugerirles que se preparen, para que así lleven la información necesaria y contribuyan con todo su potencial a la reunión. Lo primero que se debe tratar son los temas más importantes.

Durante la reunión misma, debe haber un manejo cuidadoso. Es fundamental lograr que la discusión se mantenga focalizada en los temas específicos que se están tratando. Muchas veces los asistentes se dejan llevar por todo tipo de ocurrencias, de temas bien ajenos a la tabla. Esta es la principal causa de la pérdida de tiempo y frustración que se siente en algunas reuniones. Asimismo, deben minimizarse las interrupciones, el desorden y los comentarios o conversaciones aparte, entre los asistentes. Y también evitarse el diálogo entre el conductor de la reunión y uno solo de los asistentes.

Otra regla es incentivar la participación de todos los presentes. Hay personas muy introvertidas o tímidas, que sin embargo también tienen opiniones e ideas que aportar, y es deber del conductor de la reunión abrirles el espacio para que hablen, incluso a veces haciendo callar a los demás. Al alentar la participación, naturalmente que habrá ideas contradictorias. Pero justamente uno de los propósitos de toda reunión (salvo las meramente informativas) es desarrollar soluciones grupales y creativas frente a los problemas que se están tratando. Se debe desarrollar el pensamiento crítico, pues si todos estuvieran de acuerdo en todo, no habría sido necesario hacer la reunión.

Sin embargo al alentar la discusión y las ideas divergentes, se puede correr el riesgo de roces o fricciones entre algunos miembros. La discusión siempre hay que mantenerla sobre las ideas, y nunca permitir que se pase a ataques personales. Finalmente, en cada punto que se trate y se logre un acuerdo, es muy importante distribuir las tareas y designar responsables, así como establecer un control o seguimiento del cumplimiento de estos acuerdos.

4 abr. 2009

Ver YouTube o Facebook en la oficina mejora rendimiento según estudio

Reuters Jueves 2 de Abril de 2009 09:32

MELBOURNE.- ¿Lo han descubierto utilizando Facebook en el trabajo? Pues lejos de estar sacando la vuelta, eso lo haría un empleado mejor, según un estudio australiano que afirma que navegar por internet en horas de oficina aumenta la productividad.
El estudio de la Universidad de Melbourne indicó que la gente que utiliza internet por motivos personales en el trabajo es en torno a un 9 por ciento más productiva que los que no lo hacen.

El autor del estudio, Brent Coker, del departamento de Gestión y Marketing de la universidad, afirmó que "la navegación ociosa por internet en el lugar de trabajo" ayuda a ajustar la concentración de los trabajadores. "La gente necesita distraerse un momento para volver a su concentración", indicó en la página web de la universidad.

"Descansos breves y no intrusivos, como una rápida navegación por internet, permite descansar la mente, llevando a una concentración total neta más alta para un día de trabajo y, como resultado, un aumento de la productividad", dijo. Según el estudio, realizado sobre 300 trabajadores, el 70 por ciento de las personas que utilizan internet en el trabajo se distraen con este tipo de navegación. Entre las actividades más populares están buscar información sobre productos, leer páginas de noticias online, jugar online y ver videos en YouTube. "Las empresas gastan millones en software para impedir a sus empleados ver videos, utilizar páginas de redes sociales o comprar online, bajo el argumento de que cuesta millones en productividad perdida", señaló Coker. "Ese no es siempre el caso".Sin embargo, el experto recordó que el estudio se refería a personas que navegaban con moderación, es decir que estaban en internet menos del 20 por ciento de su tiempo total en la oficina. "Los que se comportan con tendencias de adicción a internet tendrán una productividad más baja que los que no la tengan", aseguró. Información tomada de http://www.emol.com/noticias/tecnologia/detalle/detallenoticias.asp?idnoticia=351898

INCLUSION EN SALUD, TODOS TENEMOS EL MISMO DERECHO

Funcionarios durante la Jornada de apacitación El Hospital de Ovalle llevó a cabo el curso “INCLUSION EN SALUD, TODOS TENEMOS EL MISMO ...