20 jul. 2012

ADMINISTRACION DEL TIEMPO


Sin duda el tiempo es un recurso valioso, especialmente en el trabajo. Saber aprovechar el tiempo puede ser la diferencia entre una gestión exitosa y un fracaso. Sin embargo, no todos valoran el tiempo, y hay quienes tampoco saben administrar este recurso tan importante. En empresas competitivas, el tiempo es oro, y lo mismo es válido para profesionales exitosos. Cualquier minuto que se le gane al día, es significativo. Conozco una empresa en la cual sus vendedores comenzaron a llevar un computador personal. Los ejecutivos estaban orgullosos de que los vendedores habían bajado el tiempo de una venta de catorce a once minutos. Puede no parecer un gran logro, pero las simples matemáticas nos muestran que si cada vendedor gana tres minutos por venta, al final del día visitó un número bastante mayor de clientes. Y con ocho vendedores, las cifras son dramáticas. Hay varias pequeñas tácticas y trucos para aprovechar mejor el tiempo, pero lo más importante es la adecuada planificación de actividades. Si no se planifica bien, es en realidad imposible sacarle provecho al tiempo. En segundo lugar aprender a concentrarse en la tarea. Y para concentrarse, nada mejor que escoger un momento propicio; hay ejecutivos que eligen la primera hora del día, cuando nadie los interrumpe y no hay llamadas telefónicas ni reuniones, para hacer su trabajo intelectual y planificar.

En tercer lugar, aprender a establecer prioridades. Esto significa establecer prioridades entre lo más y lo menos importante. En general como cosa práctica, debe tomarse como prioritario aquello que apunta a los objetivos de la empresa; muy ligado a esto está el viejo dilema de qué hacer primero: lo importante o lo urgente. En general se debe hacer primero lo importante, y después lo urgente, porque muchas veces una urgencia puede no ser tal. Pero hay ejecutivos que son verdaderos adictos a lo urgente. La delegación es también otro punto esencial para administrar mejor el tiempo. Aquellas jefaturas que no saben delegar, o que creen que ningún empleado está capacitado para hacer algunas tareas, pierden un tiempo valioso, y un tiempo que además es más oneroso que el de su empleado. Cercano a la falta de delegación, está el exceso de centralización, es decir cuando hay un solo “gran jefe” y el resto son colaboradores sin autoridad. En esos casos todo se demora “porque hay que esperar al jefe”. El no contar con mayor cantidad posible de información lleva también a pérdidas importantes de tiempo. Por lo tanto, es fundamental que las personas dispongan de la mayor información - y muy a mano - que se necesita para establecer alguna estrategia o un plan o tomar una decisión. La falta de preparación o capacitación del personal suele ser otro factor importante. El personal puede estar desaprovechado si, aún siendo competente, carece de formación específica en ciertos aspectos de su tarea, que los obliga a duplicar el tiempo de la misma. Para evitar esto deben existir programas de capacitación general e individual, internos y externos, a fin de cubrir esas falencias. Otros aspectos que deben considerarse para administrar el tiempo son el manejo de reuniones, que suele ser increíblemente deficitario, y el análisis de fallas, sobre todo si son reiterativas, y que exigen una solución más a fondo. Una falla puede no solamente paralizar una parte del trabajo, sino indirectamente a toda una sección de la empresa, con un costo por lo tanto muy alto.


A continuación presentamos un test que podrá servir de orientación para ver cómo maneja su tiempo.

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¿ Utiliza bien su tiempo ?

Nombre............................................Fecha.......

Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas? A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.



Casi nunca
A veces
Frecuentemente
Casi siempre
1
Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1
2
3
4
2
Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
1
2
3
4
3
Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1
2
3
4
4
Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.
1
2
3
4
5
Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.
1
2
3
4
6
Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1
2
3
4
7
Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.
1
2
3
4
8
Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
1
2
3
4
9
Soy capaz de decir “NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
1
2
3
4
10
En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.
1
2
3
4
11
En la casa, por las tardes o los fines de semana, descanso y me despreocupo del trabajo.
1
2
3
4
12
En la mañana atiendo de inmediato las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
1
2
3
4
13
Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
1
2
3
4

Puntuación: suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente:

l      Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.
l      Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
l      Entre 37 y 44: Muy bien.
l      Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

Y para profundizar en el tema de la administración del tiempo, vea el siguiente video, que nos muestra la matriz del tiempo y nos enseña a diferenciar entre lo importante y lo urgente:





10 comentarios:

Anónimo dijo...

Esta expresión proviene de unos versos del poeta romano Horacio:

Beatus ille qui procul negotiis,

ut prisca gens mortalium
paterna rura bobus exercet suis,
solutus omni fenore,
neque excitatur classico meles truci
neque horret iratum mare,
forumque vitat et superba civium
potentiorum limina.

Dichoso aquél que lejos de los negocios,

como la antigua raza de los hombres,
dedica su tiempo a trabajar los campos paternos con los bueyes,
libre de toda deuda,
y no se despierta como los soldados con el toque de diana amenazador,
ni tiene miedo a los ataques del mar,
que evita el foro y los soberbios palacios
de los ciudadanos poderosos».

Gracias OBM

Fabiola Bustos Morales dijo...

Todos estos puntos son muy importantes a tener en cuenta para mejorar nuestra calidad de vida. En mi interés por estudiar el tema, en http://administraciondeltiempo.org/ también he encontrado datos impactantes como el que “el postergar es temor a progresar”, y el que organizar apropiadamente el manejo de nuestro tiempo tiene que ver con nuestra integridad personal. No se trata solo de lograr metas sino de mejorar nuestra calidad de vida y ser coherentes en todas las áreas de nuestra vida.

Sebastian Martinez dijo...

Un articulo muy interezante, y totalmente cierto, la verdad es que las personas no son concinetes de que este puede ser su activo mas valioso. muy importante el papel del ENFOQUE en un aactividad para asi poder dar nuestro maximo rendimento.

gracias

Anónimo dijo...

Antes las distancias eran mayores porque el espacio se mide por el tiempo.
Jorge Luis Borges

Anónimo dijo...

Gracias OBM.
Suele ser una de las excusas mas comunes esta de quejarnos de la “falta de tiempo“. Y sin embargo no es cierto. Si que tenemos tiempo. Porque tener “tiempo” es estar vivos.
Lo que se quiere decir es
“no tengo tiempo para eso”,
lo cual ciertamente es otro asunto, uno de administración del tiempo.
Mucho se puede decir sobre este importante tema, la administración del tiempo. Pero para empezar y ver los conceptos fundamentales nada mejor que esta historia que hace años conoci.

____________
Cierto dia un profesor se paró frente a su clase, tomó una gran caja de vidrio y la puso sobre la mesa.

Luego agarró unas grandes piedras y comenzó a colocarlas dentro de la caja. Entraron unas siete piedras. Cuando le pareció que ya no entraban mas les preguntó a sus alumnos:

- ¿Esta lleno del cubo?

- Si- respondieron los alumnos

Entonces el profesor tomo piedras pequeñas de una bolsa y las metió entre los espacios que dejaban las piedras grandes. Cuando hubo terminado de nuevo preguntó:

- ¿Esta lleno el cubo?

- Si- dijeron otra vez los alumnos, pero con cierta vacilación esta vez.

Pero el profesor no se detuvo ahí y tomando arena de una bolsa llenó los resquicios restantes. Cuando quedo cnvencido de que nada mas entraba les ofreció la ya clásica pregunta:

- ¿Esta lleno el cubo?

- Con reservas pero a la vez pensando que ya no podia haber mas trucos los alumnos dijeron Si

Entonces el profesor tomó agua de una botella y la volcó dentro del cubo, llenado así los espacios restantes. Una vez que llenó el cubo y quedo satisfecho tomó la palabra y preguntó a sus alumnos:

- ¿Que cosa nos enseña esto?

Un gran silencio se apoderó del salón. Nadie se atrevía a emitir comentario alguno. Entonces el profesor se explicó…

Hemos llenado el cubo al máximo – dijo el profesor. Pero las piedras grandes fueron primero. Si lo queremos hacer el revés, por ejemplo poniendo la arena o el agua primero, entonces el resto no entrará. Esto solo puede hacerse en este orden. Las piedras grandes van primero.

La vida –o sea el tiempo- es como este cubo. El secreto esta en poner primero las cosas importantes, las siete
–o las que sean- piedras grandes, y que el resto se acomode como pueda.

Caso contrario puede ser que tu cubo se llene arena y agua y quede fuera alguna de las
–más importantes- piedras grandes.

Ahora la pregunta:
¿cuales son tus piedras importantes?
Definelo bien. El tiempo lo tienes, pero tu decides con que contenido.
... La vida es como el cubo y tu eliges con que lo llenas.

Elbio Finozzi Zana

ernestina miranda dijo...

increíble articulo, la administración del tiempo nos da una mejor calidad de vida, en el trabajo y en nuestra vida personal. así que si considero que es importante que
administremos nuestro tiempo miren este link para profundizar mas en el tema http://administraciondeltiempo.org/mandamientos-administracion-del-tiempo/

Anónimo dijo...

"Conocer el tictac de nuestro reloj es equivalente a conocer la masa de la partícula,
y una vez que sabes la masa de un átomo,
puedes relacionarla con las masas de los demás"

Buen día PX
http://www.tendencias21.net/Consiguen-medir-el-tiempo-a-partir-de-ondas-de-materia_a14694.html

BEATRIZ M. F. dijo...

http://www.tendencias21.net/Consiguen-medir-el-tiempo-a-partir-de-ondas-de-materia_a14694.html

Anónimo dijo...

Recuerda siempre que las habilidades de gestión del tiempo son necesarias, para tener el control de tu horario y tu vida, reduciendo los niveles de estrés y la energía que debes invertir en cada cosa por hacer. Todo esto te lleva a tener una mejor vida familiar, profesional y personal.
Toda persona que desee obtener éxito hoy día, tiene la obligación de saber gestionar su tiempo, de no ser así, las cosas que llegan como imprevistas cada día lo desviaran de su camino, ya que no sabrá desenvolverse ante ellas para retomar su cauce.
Gracias,http://administraciondeltiempo.org/la-gestion-del-tiempo/

Anónimo dijo...

Trabaja en el mundo invisible al menos tan duro como haces en el visible.
-Lo que buscas te esta buscando a ti
.

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