ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Sin duda el tiempo es un recurso valioso, especialmente en el trabajo. Saber aprovechar el tiempo puede ser la diferencia entre una gestión exitosa y un fracaso. Sin embargo, no todos valoran el tiempo, y hay quienes tampoco saben administrar este recurso tan importante. En empresas competitivas, el tiempo es oro, y lo mismo es válido para profesionales exitosos. Cualquier minuto que se le gane al día, es significativo. Conozco una empresa en la cual sus vendedores comenzaron a llevar un computador personal. Los ejecutivos estaban orgullosos de que los vendedores habían bajado el tiempo de una venta de catorce a once minutos. Puede no parecer un gran logro, pero las simples matemáticas nos muestran que si cada vendedor gana tres minutos por venta, al final del día visitó un número bastante mayor de clientes. Y con ocho vendedores, las cifras son dramáticas. Hay varias pequeñas tácticas y trucos para aprovechar mejor el tiempo, pero lo más importante es la adecuada planificación de actividades. Si no se planifica bien, es en realidad imposible sacarle provecho al tiempo. En segundo lugar aprender a concentrarse en la tarea. Y para concentrarse, nada mejor que escoger un momento propicio; hay ejecutivos que eligen la primera hora del día, cuando nadie los interrumpe y no hay llamadas telefónicas ni reuniones, para hacer su trabajo intelectual y planificar.

En tercer lugar, aprender a establecer prioridades. Esto significa establecer prioridades entre lo más y lo menos importante. En general como cosa práctica, debe tomarse como prioritario aquello que apunta a los objetivos de la empresa; muy ligado a esto está el viejo dilema de qué hacer primero: lo importante o lo urgente. En general se debe hacer primero lo importante, y después lo urgente, porque muchas veces una urgencia puede no ser tal. Pero hay ejecutivos que son verdaderos adictos a lo urgente. La delegación es también otro punto esencial para administrar mejor el tiempo. Aquellas jefaturas que no saben delegar, o que creen que ningún empleado está capacitado para hacer algunas tareas, pierden un tiempo valioso, y un tiempo que además es más oneroso que el de su empleado. Cercano a la falta de delegación, está el exceso de centralización, es decir cuando hay un solo “gran jefe” y el resto son colaboradores sin autoridad. En esos casos todo se demora “porque hay que esperar al jefe”. El no contar con mayor cantidad posible de información lleva también a pérdidas importantes de tiempo. Por lo tanto, es fundamental que las personas dispongan de la mayor información - y muy a mano - que se necesita para establecer alguna estrategia o un plan o tomar una decisión. La falta de preparación o capacitación del personal suele ser otro factor importante. El personal puede estar desaprovechado si, aún siendo competente, carece de formación específica en ciertos aspectos de su tarea, que los obliga a duplicar el tiempo de la misma. Para evitar esto deben existir programas de capacitación general e individual, internos y externos, a fin de cubrir esas falencias. Otros aspectos que deben considerarse para administrar el tiempo son el manejo de reuniones, que suele ser increíblemente deficitario, y el análisis de fallas, sobre todo si son reiterativas, y que exigen una solución más a fondo. Una falla puede no solamente paralizar una parte del trabajo, sino indirectamente a toda una sección de la empresa, con un costo por lo tanto muy alto.

A continuación presentamos un test que podrá servir de orientación para ver cómo maneja su tiempo.

           PRAXIS CONSULTORES LTDA.

     INVESTIGACION, ASESORIA Y CAPACITACION EN RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIONES

EJERCICIO DE AUTOCONOCIMIENTO

¿ Utiliza bien su tiempo ?

Nombre............................................Fecha.......

Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas? A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto.

		Casi nunca	A veces	Frecuentemente	Casi siempre
1	Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.	1	2	3	4
2	Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.	1	2	3	4
3	Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden.	1	2	3	4
4	Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas.	1	2	3	4
5	Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, así como algo inesperado.	1	2	3	4
6	Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.	1	2	3	4
7	Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.	1	2	3	4
8	Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.	1	2	3	4
9	Soy capaz de decir “NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.	1	2	3	4
10	En forma habitual practico la relajación para reducir tensiones.	1	2	3	4
11	En la casa, por las tardes o los fines de semana, descanso y me despreocupo del trabajo.	1	2	3	4
12	En la mañana atiendo de inmediato las cosas difíciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.	1	2	3	4
13	Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.	1	2	3	4

Puntuación: suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado será el siguiente:

l      Entre 13 y 28: Mal, debes preocuparte.

l      Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.

l      Entre 37 y 44: Muy bien.

l      Entre 45 y 52: Excelente, sigue así.

Y para profundizar en el tema de la administración del tiempo, vea el siguiente video, que nos muestra la matriz del tiempo y nos enseña a diferenciar entre lo importante y lo urgente:

CERTIFICACION EN GENERO

El personal de Praxis Ltda. se certificó en Género. Un Sistema de Gestión de Equidad de Género (SGEG) consiste en un conjunto de procedimientos y prácticas de gestión organizacional cuyo fin es transformar el manejo de los recursos humanos y los procesos organizacionales, para garantizar un mayor grado de igualdad de oportunidades, de trato y de resultados entre trabajadores y trabajadoras. Su objetivo central es reducir las brechas de género en las empresas, mediante la implementación de un amplio abanico de medidas de igualdad de oportunidades, de acciones afirmativas y de transversalización de género. Estos sistemas procuran que toda la estrategia empresarial de manejo de personal esté guiada por el criterio de igualdad de género en forma integral y que las acciones no sean esfuerzos aislados. Para el sistema de gestión, agregar el enfoque de género implica medidas integradas y comprensivas para cambiar la estructura y la cultura organizacional, creando condiciones más justas y dignas para trabajadores y trabajadoras. Una estrategia empresarial que incorpore la igualdad de género es posible en la medida en que la misma sea entendida como parte integral de un “buen negocio”.

PRAXIS LTDA. LOGRA CERTIFICACION ATE

El REGISTRO ATE del Ministerio de Educación es un registro público de personas o entidades pedagógicas y técnicas de apoyo, de carácter natural y/o jurídico, habilitadas para prestar apoyo a los establecimientos educacionales para la elaboración, y ejecución del Plan de Mejoramiento Educativo a que se refieren los artículos 8, 19 y 26 en el marco de la Ley SEP. dLos servicios de Asistencia técnica Externa son contratados por el sostenedor de un establecimiento educacional previamente incorporado a la SEP. El proceso de búsqueda y contratación se realiza una vez que se detecten las necesidades de apoyo externo, pero resulta importante que exista un trabajo participativo con directivos y docentes de la escuela. La ATE asume con la escuela una relación contractual de trabajo, es decir, es la escuela la encargada de fijar las condiciones que los asesores externos deben cumplir.


Para la búsqueda de ofertas y contratación de una ATE se ha elaborado un conjunto de “Material de Apoyo para escuelas” que se encuentran disponibles en el sitio web www.registroate.cl,. En este espacio se encuentran orientaciones y documentos para apoyar distintos procesos asociados a la búsqueda, contratación, implementación, seguimiento y evaluación de las Ates. 


Para Praxis Consultores es un motivo de gran satisfacción haber logrado esta certificación, lo que nos brinda la oportunidad de brindar asesoría y servicios de alta calidad a los establecimientos educacionales. 

COMIENZA MAGISTER EN RECURSOS HUMANOS EN LA UNAP

Una nueva versión del Magister en Recursos Humanos se está dictando en la Universidad Arturo Prat. Cuenta con 23 inscritos, todos profesionales, y que abarcan áreas tan diversas como los Servicios Públicos, Empresas Privadas, Empresas de Capacitación, Minería, Servicios, etc. Y en cuanto a los participantes, hay ingenieros, psicólogos, auditores, ingenieros comerciales, trabajadoras sociales y otros, lo que enriquece la posibilidad de compartir experiencias y lograr aprendizajes significativos. Con una duración de dos años, el magíster incluye 18 asignaturas más la tesis de grado. 

7 HABITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA

Tener éxito, ser efectivo, hacer las cosas bien, encontrar la felicidad, desarrollarse en la vida, son todas ellas ambiciones humanas muy legítimas, que han estado presentes desde siempre. Aunque el sentido o la forma de cada una de estas metas puede ser diferente para cada cual, de algún modo todos hemos buscado alcanzarlas. Por supuesto no hay fórmulas de aplicación general para esto. Es más, muchos han creído encontrarla, pero lo que es aplicable y le sirve a uno, no funciona igual para otros.

Varios autores también han escrito sobre el tema; uno de ellos es Stephen Covey, que publicó su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva” hace unos años, y que se convirtió rápidamente en un best seller. Experto en relaciones personales, desarrollo organizacional, administración y liderazgo, su experiencia es tanto con personas como con organizaciones, y muchos de sus clientes son grandes empresas norteamericanas que están en Fortune 500.

Covey, después de estudiar a personas y líderes altamente efectivos, descubrió que hay siete hábitos que son la clave para ser efectivo en cualquier actividad que se emprende. El primer hábito es la proactividad. Ser proactivo es una mezcla de ser activo y tener iniciativa. Es adelantarse a los hechos. Lo opuesto es ser reactivo, y esperar que las cosas pasen para reaccionar, a veces tardíamente.

El segundo hábito es comenzar con una meta, ya que así se pueden ordenar las acciones que deben realizarse. Esto implica desde luego tratar de pensar con visión de futuro, y también plantearse plazos.

El tercer hábito es actuar jerarquizando, es decir distinguir qué es lo esencial y lo secundario. En este sentido es especialmente importante diferenciar lo importante de lo urgente. Muchas personas le dan más importancia a lo urgente que a lo importante.

Como cuarto hábito Covey recomienda pensar en “ganar o ganar”. Este es un concepto moderno de negociación, que implica que en toda negociación o interacción entre las personas la idea es pensar en ganar-ganar antes que en ganar perder. Es decir, pensar en que todos se beneficien, ya sea en un acuerdo, un negocio u otro tipo de transacción, y uno solamente uno mismo.

El hábito número cinco es tratar de comprender y después ser comprendido. Este hábito requiere de mucha empatía, es decir de la capacidad para ponerse en el lugar del otro. Además requiere que por un tiempo seamos capaces de pensar en el otro primero y después en nosotros, por lo cual no es fácil de lograr. Primero entender al otro, y a continuación tratemos de que nos entiendan a nosotros.

El sexto hábito es sinergizar. La sinergia es la energía que se genera al actuar en equipo. Por lo tanto para ser efectivo siempre hay que buscar las redes sociales, los contactos apropiados, las metas comunes, etc. Hoy en día quien intenta algo solo nada consigue. Finalmente, el hábito número siete, que el autor caracteriza en forma casi jocosa, dice “afilar la sierra”. Se refiere a darse un tiempo y un espacio para sí mismo, sea relajándose, cultivándose más, descansando, o haciendo alguna actividad de distracción placentera, porque si insiste en trabajar y trabajar, la sierra perderá su filo y ya nada se podrá hacer. Y usted es la sierra.

En fin, una visión interesante, bastante realista además, ya que si logramos instaurar estos siete hábitos en nosotros mismos, con toda seguridad se potenciará nuestra efectividad, en cualquier actividad que emprendamos. HBC

ESTE JEFE JAMAS FELICITA

El tema del reconocimiento laboral es crítico en Chile. Sencillamente no hay reconocimiento en las empresas, ni siquiera cuando los trabajadores hacen esfuerzos extras o tienen un rendimiento que supera toda expectativa.

Siendo este un tema tan importante, sin embargo nunca ha sido cuantificado ni estudiado, al menos en nuestro medio. Por eso fue una grata sorpresa encontrar una encuesta sobre este tema en un sitio de internet. Con todo el sesgo que significa una encuesta por internet, los resultados son muy interesantes y además concuerdan con mis propias apreciaciones en los seminarios que realizo, pues los porcentajes son similares.

La única pregunta de la encuesta era: "¿Cuándo fue la ultima vez que su jefe lo felicitó?"
Los resultados son sorprendentes: un 9,8 % dijo que su jefe lo felicitó hoy. Un 11,9 % la semana pasada. Un 9,8 % el mes pasado. A un 9,6 %, el año pasado. Y a un 59%, su jefe... nunca lo ha felicitado.

¿Como explicar esta tremenda falta de reconocimiento? Hay varias posibilidades. O somos tan malos los trabajadores chilenos que casi nunca merecemos felicitación, o bien las jefaturas sienten un temor de que si felicitan al empleado "se le suban los humos a la cabeza". Lo cierto es que la mayoría de los jefes considera que la gente debe cumplir su deber, y punto. Y con esto se desaprovecha un enorme potencial, como es el factor motivador que tiene una felicitación. Una felicitación es siempre un poderoso elemento motivador, pero absolutamente desaprovechado por las jefaturas.

Por lo demás, si consideramos que el liderazgo tiene como base -entre otras cosas- el uso de la motivación, por lo menos un 59 % de los jefes en Chile no ejerce ningún liderazgo, son sólo jefes. Un botón de muestra: en una institución pública, un asistente a un seminario relató que su jefe nunca lo había felicitado. Y llevaba... ¡18 años en esa institución!. Las consecuencias de esto son dramáticas para los trabajadores: desmotivación, baja de la moral y consecuentemente de la productividad, alta rotación laboral, resentimiento, y la pérdida de autoestima y de la confianza en sí mismo.

En todo caso la felicitación al trabajador tiene que cumplir algunos requisitos. El primero es que sea una felicitación real, y no por cuestión de formulismo, porque el empleado lo nota. En segundo lugar, tiene que ser ante una actuación meritoria, no por cualquier cosa. Muchos empleados en todo caso hacen actuaciones meritorias a lo largo del día laboral, pero el jefe sólo piensa que "cumplen con su deber". En tercer lugar, también es posible felicitar porque el empleado evitó algo negativo a la empresa, como un daño, un reclamo del público, etc.

Además de esos requisitos, un jefe o supervisor debe saber que hay varias formas de felicitar. La mas obvia es felicitar verbalmente, cara a cara. Pero también se puede hacer frente a otros empleados, especialmente si se felicita a alguien que tiene cierta necesidad de que los demás lo valoren. También puede ser una felicitación escrita, con copia al empleado. El aniversario de la empresa puede ser una excelente ocasión para dar felicitaciones formales, siempre que no sea la única vez que se hace.

Vivimos en la cultura de la crítica y la descalificación. Hace años atrás, en un colegio, hice una investigación similar. Después de revisar los libros de curso, de un período de 5 años (en enseñanza media), la investigación arrojó una proporción de 20 anotaciones negativas contra 1,5 positivas. Es decir, educamos a través del castigo en vez de a través de la motivación positiva, y en las empresas queremos producción y buen desempeño, cuando los jefes ni siquiera dan un mínimo reconocimiento. HBC

VISITA DE ALUMNOS A AEROPUERTO

Los alumnos de la Cátedra de Taller de Psicología Laboral I, de la carrera de Psicología de la UNIVERSIDAD ARTURO PRAT, visitaron en días pasados las instalaciones del Aeropuerto Diego Aracena, de Iquique, invitados por la Dirección General de Aeronáutica Civil. El grupo de alumnos fue acogido por el Jefe de la Dirección, Sr. Juan Gómez Z., quien, junto a su equipo, realizó con los alumnos una visita guiada.

Fue una visita muy provechosa, en donde los alumnos pudieron observar el trabajo que se realiza en un aeropuerto “detrás de bambalinas”, y el profesionalismo que exige esta labor. Además, cabe mencionar que la profesión de controlador de tránsito aéreo está reportada como la profesión más estresante por la OIT desde hace muchos años, por lo cual el grupo pudo compartir e interiorizarse en el terreno mismo de las tensiones a las que están sometidos estos profesionales. Constituye una política de la carrera de Psicología de la UNAP que los pasos prácticos deben privilegiarse, por cuanto el aprendizaje que conllevan es de gran importancia y mejor asimilación que los contenidos de una clase teórica tradicional.

LIDERAZGO Y ORATORIA

En una investigación sobre los temores que tienen los norteamericanos, se encontró que el mayor miedo es a hablar en público. Más que volar en avión, que la muerte y las enfermedades, que las alturas, y aún que ciertos insectos. Parece extraño que así sea, pero esta realidad la podemos constatar fácilmente en nuestro propio medio si preguntamos lo mismo a los demás. O tal vez nos baste recordar lo nervioso que nos poníamos cuando nos tocaba disertar en el colegio. Lo cierto es que el temor a hablar en público es un miedo muy extendido.

Las causas de esto no están del todo claras. Hay varios factores que inciden. En primer lugar creer que será imposible dominar el tono y la expresión. En segundo lugar el temor a bloquearse y no poder continuar. En tercer lugar, y quizás el principal, el miedo al ridículo. La inseguridad personal es otro factor que genera miedo, así como considerar que nuestros argumentos serán refutados por falta de consistencia. También el temor de sentirse evaluado y "salir mal". Finalmente, parte del temor puede deberse al hecho de enfrentar a un público numeroso, desconocido y/o desagradable.

En mi experiencia profesional, aún personas con cargos altos en las empresas sienten temor de hablar en público, y en unas cuantas oportunidades he recibido a personas sin ningún problema psicológico, que solamente venían a mi oficina para aprender a enfrentar el público y vencer el pánico asociado. Hay quienes sienten miedo a hacer un simple "salud" en una comida, o hacer un brindis en una ocasión más solemne, y para qué decir dar un discurso de fin de año a sus trabajadores.

Esto puede repercutir severamente en su capacidad de liderazgo, porque el liderazgo se expresa a través de la comunicación y la persuasión. Puede haber líderes ciegos, sordos, en silla de ruedas… pero no mudos. No sé de ningún líder que no pudiera hablar y expresarse en público. La elocuencia y la oratoria son destrezas básicas del liderazgo, que hasta ahora no han sido quizás debidamente dimensionadas ni tomadas en cuenta. Ser un buen orador no significa ser un líder, pero sin oratoria no puede existir un líder.

Por lo demás, en las organizaciones modernas que trabajan con el paradigma del liderazgo, se manifiesta cada vez más la necesidad de que los supervisores y ejecutivos superiores, que ocupan cargos de liderazgo, logren motivar a sus subalternos a través de discursos, "arengas", persuasión, etc. El impacto que puede tener un buen discurso en los trabajadores, en un equipo de trabajo o en un auditórium, es enorme, en términos de motivación, de lograr compromiso, de despertar lealtad, y de motivar. Y consecuentemente, esto lleva a aumentar la productividad.
Tanto el temor a hablar en público como la posibilidad de ser un buen orador son aspectos que pueden superarse y desarrollarse, para lo cual hay varias técnicas. Sin embargo, jamás he visto que en un curso de liderazgo -tan de moda por lo demás- se incluya este aspecto.

Desde el uso de metáforas, las figuras retóricas, la prosodia de la voz, hasta el uso de las manos y del espacio físico, todo es importante en la oratoria. Pero lo esencial es la elocuencia y la persuasión, porque el líder, a través de su discurso, debe entregar un mensaje que movilice las energías del auditórium para el logro de la meta que plantea. Jamás una instrucción escrita -ni menos un mail- podrá reemplazar a un buen discurso.

Ha habido discursos de líderes que han cambiado la historia, e incluso algunos están registrados. Un buen discurso permite al líder traspasar su propia visión en una meta atractiva que después todos compartirán. Por medio de una buena oratoria puede lograr despertar emociones profundas, que serán las que aporten la energía necesaria para concretar los objetivos anhelados. HBC

La forma de la cara predice el rendimiento de los directivos

Un estudio realizado por especialistas de la Universidad de Wisconsin-Milwaukee, en Estados Unidos, ha revelado que el rendimiento de los directivos de las empresas puede predecirse a partir de la forma de sus caras.

La investigación ha demostrado, en concreto, que los gerentes con caras proporcionalmente más anchas presentan un mejor rendimiento financiero que los gerentes de cara alargada.

Para realizar el estudio, los investigadores analizaron “a distancia” a ejecutivos de equipos directivos. Dado que éstos “normalmente no tienen tiempo de hablar con investigadores o de contestar a largos tests”, los científicos optaron por analizar sus rostros.

Pero, ¿por qué las caras? La razón radica en que estudios previos habían demostrado que la proporción entre el ancho y el largo de los rostros está relacionada con el grado de agresividad masculina. En general, los hombres con una anchura facial mayor se sienten más autoritarios.

Los investigadores de la Universidad de Wisconsin-Milwaukee analizaron las fotos de un total de 55 directivos varones, y reunieron información sobre el rendimiento financiero de las empresas en las que éstos trabajaban.

Así fue como determinaron que los directivos con la cara más ancha, en relación con la longitud de ésta, presentaban un rendimiento financiero significativamente mayor que los gerentes de cara más alargada.

El ejercicio físico en horario laboral aumenta la productividad

Hacer ejercicio físico en horario laboral puede aumentar la productividad de los trabajadores, revela un estudio realizado por investigadores de la Universidad de Estocolmo y del Instituto Karolinska de Suecia.

La investigación demostró que el tiempo dedicado por los empleados a actividades físicas puede resultar provechoso para las empresas, además de para la salud de los empleados.

En el estudio fueron analizados dos centros de odontología. A una parte de los trabajadores de estos centros se le pidió que dedicaran 2,5 horas semanales a la actividad física, repartidas en dos sesiones.

A otro grupo de personas se le pidió que redujeran su horario laboral ese mismo tiempo, pero sin hacer ejercicio físico. Un tercer grupo mantuvo su horario laboral normal, de 40 horas semanales.

Los resultados demostraron que los tres grupos mantuvieron e incluso aumentaron sus niveles de producción, en este caso, el número de pacientes tratados, durante el tiempo que duró el estudio y en comparación con datos anteriores.

Pero aquellos trabajadores que habían hecho ejercicio informaron que habían trabajado más, que habían tenido una mayor capacidad de trabajo y que se habían puesto enfermos menos veces de lo normal.
El incremento de la productividad constatado en esta investigación tendría su origen, por un lado, en que a la gente que hace ejercicio le cunde más el tiempo, simplemente porque tiene más energía. Por otro lado, la productividad aumenta porque el ejercicio físico mejora la salud y por tanto, reduce el absentismo, explican los investigadores.